Henkilötietolain (523/1999 10§ ja 14§), sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisterin pitäjä
Hammaslääkäriasema Kastellin Kruunu Oy
Tmi Katja Karimo
Kajaanintie 79
90230 Oulu
0400 572259
Yhteyshenkilö
Toimitusjohtaja Katja Karimo
katja.karimo@kastellinkruunu.fi
0400 572259
Rekisterin nimi
Kastellin Kruunu Oy:n asiakastietorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena perusteena on asiakkaan suostumus, asiakkaan ja Hammaslääkäriasema Kastellin Kruunun välisen asiakassuhteen hoitaminen, kehittäminen ja seuranta.
Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
- asiakassuhteen aikainen viestintä, markkinointi, asiakassuhteen hoitaminen ja palvelutietojen välittäminen sekä palvelujen tarjoaminen,
- mielipidekyselyiden ja markkinatutkimusten toteuttaminen,
- Puhelutietojen tallentaminen palvelutapahtumien todentamiseksi, oikeusturvan ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen ja asiakaspalvelun laadun kehittämiseksi,
- asiakassuhteiden analysointi, raportointi ja tilastointi Hammaslääkäriasema Kastellin Kruunu Oy:n toiminnan kehittämiseen liittyviin tarkoituksiin,
- muut vastaavat lainmukaiset käyttötarkoitukset.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, asiakasnumero
- ikä, sukupuoli, arvo tai ammatti ja äidinkieli ja mahdollinen huoltaja/edunvalvoja
- asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten tunnistautumis-, laskutus- ja maksutiedot
- nauhoitetut asiakaspalvelupuhelut ja tiedot asiakkaaksi tulon kanavasta sekä tavasta
- asiakkaan itse tuottamat tiedot, kuten toiveet ja palaute
- mahdolliset luvat ja suostumukset
- asiakasta hoitaneiden henkilöiden nimet
- tekniset asiakkaaseen yhdistettävissä olevat tiedot, kuten verkkosivuilla vierailuun liittyvät käyttäjän IP-osoitteet, aikaleimat, evästeet, vieraillut sivut yms,
- mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot ovat peräisin:
- ensisijaisesti asiakkaalta itseltään puhelimitse, suullisesti, kirjallisesti ja sähköpostitse.
- asiakkaan palvelujen käytöstä ja asioinnista syntyvät tiedot
- Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää väestörekisteristä ja muista vastaavista rekistereistä tai palveluntarjoajilta, jotka tarjoavat tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys- ja luottotieto- tai luottopalvelua
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kastellin Kruunu Oy ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa Suomen tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen:
Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla.
Sähköinen:
Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään ja käyttöoikeudet määritellään työtehtävän kannalta riittäviksi, mutta mahdollisimman suppeiksi. Tietojärjestelmät ja niiden varmuuskopiot ovat asianmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja ja sijaitsevat lukituissa tiloissa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen. Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Jos rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, on rekisteröidyllä oikeus saada tällaiset tiedot itselleen ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.
Kielto- ja oikaisuasioissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä postitse kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyn tulee kieltovaatimuksen yhteydessä yksilöidä tilanne, johon perustuen hän vastustaa tietojensa käsittelyä. Hammaslääkäriasema Kastellin Kruunu Oy voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ylläpitämisen ajan. Asiakkuuden päätyttyä poistamme henkilötiedot niiltä osin, joihin ei sovelleta sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen hallintaa ja käsittelyyn sovellettavia lakeja ja asetuksia. Sovittaessa säilytämme tietoa pidempään.
Sähköpostitse tai yhteydenottolomakkeiden kautta kerätyt yhteystiedot säilytetään 6kk ajan.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Asiakastietorekisterin sisältämiin henkilötietoihin liittyvissä asioissa tulee olla yhteydessä postitse osoitteeseen Kajaanintie 79 90230 Oulu tai puhelimitse 0400 572259